Descrizione
L’analisi organizzativa descritta durante il seminario consente anche di verificare se l’attuale organizzazione in termini di assegnazione dei compiti e delle responsabilità, allocazione delle risorse, coerenza risorse/volumi gestiti, frazionamento delle attività distribuite su più uffici, competenze disponibili, processi interni, sia adeguata per essere sempre più efficace nel tempo e per tenere sotto controllo i costi di gestione.
La metodologia proposta consente di ricostruire la mappatura delle attività svolte e dei prodotti/servizi realizzati da tutte le Unità organizzative coinvolte nell’analisi, al fine di determinare i carichi di lavoro e le relative parametrizzazioni per i prodotti/servizi svolti.
Tale attività viene realizzata attraverso una specifica rilevazione che consente di ricostruire:
- Il modello organizzativo di riferimento per la struttura
- Le attività svolte in ciascuna Unità organizzativa
- La catena interna cliente-fornitore (dall’input al prodotto/output)
- I prodotti/servizi realizzati, come risultato delle attività svolte
- Il tempo, utilizzato dalle risorse, che ciascuna attività/prodotto richiede
- I volumi in gioco (come quantitativi dei prodotti, tipo n. accertamenti, n. ordini, n. controlli, n. fatture, n. autorizzazioni, n. liquidazioni, n. reclami, ecc.)
- Gli sprechi/disfunzioni possibili insiti nelle attività, cosi come visti da chi opera direttamente nei processi
- Le competenze disponibili, cosi come percepite dalla struttura stessa
La due diligence organizzativa consente quindi di:
- Definire il modello organizzativo ottimale per la struttura
- Definire il dimensionamento degli organici a fronte di volumi in crescita o in calo
- Fornire un utilissimo quadro d’insieme ai Process Owner
- Allocare le risorse in base alle effettive necessità
- Rivedere l’assegnazione dei compiti e i metodi di lavoro
- Svolgere dei benchmark tra unità simili
- Individuare aree di miglioramento e di ridisegno dei processi
